お礼状・お礼メールはそもそも必要？

お礼状を出すのは社会人としてのマナー

正直お礼状は出しても出さなくてもどちらでも大丈夫ですが、お礼状を出した方が採用担当者によい印象を与えられるかもしれませんし、社会人のマナーがしっかりしていると感じてもらえる事でしょう。めんどくさがらずに、社会人のマナーとして是非実践してみてください。

お礼状・お礼メールの書き方

ではさっそく具体的な書き方を見ていきましょう。
まずはお礼状・お礼メールの構成をざっくりみましょう

お礼状・お礼メールに入れる内容

• 内定のお礼
• 入社の意志のある、無しを明確にする
• 入社への抱負
• 内定辞退の場合はその旨を記載する
• 締めの1文

お礼メールの書き方

お礼メールの書き方のポイントとしては、

• 日付
• 会社名と担当者名
• お礼文
• 署名

はマナーとして最低限入れなくてはなりません。
日付は右上に、改行して今度は左側に会社名と担当者名を記載します。
そしてお礼の文章を書いていくのですが、マナーとして丁寧な言葉で、正しい日本語を使い書いていくようにしましょう。
気を付けたいのは誤字脱字です。
メールでは誤字脱字をしてしまっても気付かないことが多いので、必ず書き終わったら何度も読み直して文章がおかしくないか、誤字脱字をしていないか確認しましょう。
また、内容があまりにも例文のようなものになってしまうと、失礼に思われてしまうことがあるので、マナーは取り入れつつオリジナリティのある文章を作成すると良いです。

【お礼メールの例】その1

【お礼メールの例】その2

内定通知に対する返信だ、とわかるように、件名は変えずに返信することをおすすめします。
そのため、タイトルは変えずにあえて「Re:」で返信すると良いのですが、ポイントとしては何度もメールのやりとりをすることがあった場合Re:がどんどん増えてしまうので、後ろのRe:は消して1つだけ付いている状態にしてから送りましょう。
タイトルは件名を読んで内定承諾の返事だとわかるように「Re:採用内定のお礼」にすると見やすくなります。

質問などがある場合は、「お忙しいところ大変恐縮ですが」「お手数おかけしますが」などと断りを入れてから質問するようにしましょう。

【内定を辞退する場合のメール返信例】

最後の署名や連絡先は、間違っていると今後大切な入社準備書類などが届かない可能性もあるので、最後の連絡先は間違いのないようにしっかりと確認しましょう。

お礼状の場合は？

お礼メールではなく、手書きのお礼状を出す場合、内容としてはあまり違いはありませんが、メールにはない頭語や結語、さらに時候の挨拶などを盛り込んでいく必要があります。
お礼状の場合、頭語は謹啓や謹呈、恭敬、粛啓を使い、結語には謹言、敬白、敬具を使用しましょう。時候の挨拶は書いている時々によって変わるので、その季節に合ったものを選択し、書き入れてください。
また、縦書きであれば日付と会社名・採用担当者の名前はメールのように最初ではなく、本文の後に書き入れるようにします。便箋と封筒は柄が入っているものではなく、白地のものを使用し、インクは黒や青を使用します。
基本的にお礼状を書く場合は縦書きですが、横書きが間違いというわけではありません。書き間違えてしまったら修正液や修正テープなどを使わず書き直すこともマナーとして大切なポイントです。

使用する紙や筆記用具はなんでも良いの？

実際にお礼状を作ろうと思っても、何を使ってお礼状を作るのが正解でしょうか？
それは一般的な常識の範囲内で使用可能なものと考えてみてください。封筒や便箋については、縦書きでも横書きでも問題ないでしょう。しかし、シワや汚れのないものを選んでください。
筆記用具については手書きの場合は黒のボールペンが見やすいので好印象です。パソコンでプリントしたものを使っても良いと思いますが、「字は体を表す」と言われる程性格が出るものです。
もし、美しい字を書けるなら手書きの方が自己アピールができ良いと思います。なるべく、丁寧な手書きで作成してください。

お礼状は手書き？メールがいい？

内定が決まり、いざお礼状を書こうと思った時、手書きが良いのかメールが良いのか悩んでしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか？
お礼状に関しては『絶対に手書きでなくてはいけない』というルールはないので、メールで送ることも問題ありません。
メールであればすぐに返事を相手に届けることができ、すぐに入社するという場合はメールの方が良いのですが、より印象を良くしたい、入社まで少し日数があるという場合は気持ちが伝わりやすい手書きにすると良いでしょう。

内定のお礼状・お礼メールを出すタイミングは？

お礼状・お礼メールを出すタイミングとしては、なるべく早い方が良いです。
内定通知を受け取ってからすぐにお礼状・お礼メールの作成に取り掛かるようにしましょう。
内定に対する感謝の気持ちと、あなたのやる気を素直に自分の言葉で表現してみてください。
メールの場合すぐに送ることができますが、郵送の場合は会社に届くまで時間が掛かってしまうので通知を受けた翌日には投函し、遅くても人事担当者の手に渡るまで1週間以内で収めるようにしましょう。
遅くなればなるほど、印象は良くありませんので注意が必要です。社会人として迅速な対応を心掛けることは基本です。

読みやすく気持ちを伝える文章とボリュームを心がけて書くと◎

お礼状はビジネスマナーとして、冒頭語や季節の挨拶を始めに書くのが一般的です。その次に内定に対するお礼と感謝の気持ちを伝えましょう。転職先に関する抱負を完結にまとめてください。宛名や人事担当者名などビジネスレターに欠かせない文言を含めて便箋1枚程度にまとめるのが良いでしょう。

内定のお礼状に使える季語のまとめ

お礼状を書き始める時の迷ってしまう季語の組み合わせをまとめました。ぜひ、参考にしてください。

• 1月「新春の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます」
• 2月「梅花の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます」
• 3月「春陽の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます」
• 4月「桜花の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます」
• 5月「青葉の候、貴社いっそうご隆昌のこととお慶び申し上げます」
• 6月「麦秋の候、貴社いっそうご隆昌のこととお慶び申し上げます」
• 7月「盛夏の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます」
• 8月「残暑の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます」
• 9月「初秋の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます」
• 10月「爽秋の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます」
• 11月「晩秋の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます」
• 12月「初冬の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます」

電話で内定承諾の返事をする場合

電話で内定承諾の返事をする場合は、電話する時間を良く見てから連絡をしましょう。
忙しい時間や相手がいないタイミングにかけるとかけ直す必要があり、また忙しい時間に電話が来るとうまく相手に伝えられなくなってしまうので、電話をかけるときは11時から14時くらいに時間を狙ってかけるか、面接の際に事前に空いている時間帯を聞いておくと返事もスムーズになります。 また電話では相手と直接話すことができるので、お礼の気持ちも伝わりやすくなります。
電話ではきちんと感謝の気持ちを述べてから、入社後の抱負などを述べることで良い印象を与えることができる他、電話では直接のやり取りができるため、入社にあたって何か聞きたいことがあればすぐに質問することも可能です。

まとめ

内定してもらった感謝の気持ちとして、お礼メールやお礼状を出すことは大切です。
もしも内定通知をもらったら喜びつつも、お礼メール・お礼状の作成にすぐ取り掛かりましょう。